Comment mener une réunion efficace ?

Nos 5 conseils pour mener une réunion efficace

Quelle que soit la taille d’une entreprise, les réunions sont indispensables. Une réunion doit avant tout être utile pour l'ensemble des participants et doit pouvoir les aider à avancer dans leur travail. C'est l'occasion pour les différents collaborateurs d'échanger entre eux de vive voix et de faire un point sur le sujet défini.

1) Définir un objectif et l'ordre du jour

Toute réunion doit avoir un objectif. Voici quelques questions qui vous aideront à définir l’objectif de la réunion :

• Est-ce que j’organise une réunion pour partager une information ?
• La réunion doit-elle aboutir à une prise de décision commune ?
• Avons-nous besoin d’aborder différents points pour pouvoir avancer sur un projet ?
• Est-ce une réunion d’équipe pour que chacun puisse faire le point sur ses tâches ?

Une fois l'objectif de la réunion défini, pensez à établir un ordre du jour. En effet, l'ordre du jour vous permettra avant tout de cadrer la réunion, mais aussi de permettre aux participants de s'y préparer. Selon l'objectif de la réunion, vous pouvez être amené à demander à certains de vos collaborateurs de préparer une présentation qui sera diffusée lors de la réunion. Ou encore, vous pouvez leur demander de mener une réflexion préalable sur le thème qui sera abordé. Ce dernier a généralement pour but l'échange et le partage d'idées de chacun. L'utilisation de notes repositionnables peut s'avérer très utile pour une réunion collaborative et constructive.

2) Inviter les bons participants à la réunion

Il est essentiel de convier les bons participants à la réunion. Quelles sont les personnes indispensables pour cette réunion ? Quelles sont les personnes dont la présence est optionnelle ? En effet, il n'est pas nécessaire d'inviter trop de personnes à une réunion. Cela peut s'avérer être contre-productif notamment pour les participants dont la présence n'est pas utile.

3) Planifier une date et réserver une salle de réunion

Avant d'envoyer l'invitation à l’ensemble des participants, pensez à vérifier leur disponibilité dans leur agenda en fonction de la date et plage horaire envisagées. Préférez un horaire ni trop tôt, ni trop tard dans la journée afin d’éviter les retards ou absences suite à des imprévus que chacun pourrait rencontrer.

Ensuite, veillez à réserver une salle de réunion qui possède une capacité d'accueil suffisante pour recevoir l'ensemble des participants, que ce soit en terme d'espace ou de mobilier (chaises de réunion et tables). Assurez-vous que la salle dispose également du matériel nécessaire au bon déroulement de la réunion. Vous prévoyez de diffuser des présentations ? Vérifiez qu'un vidéoprojecteur soit bien installé dans la salle réservée.

4) Animer la réunion

Pour qu’une réunion soit productive, elle ne doit pas durer trop longtemps. En moyenne, une réunion dure entre 45 minutes et 1 heure. Au-delà, prévoyez des temps de pause.

Les pauses sont essentielles, elles permettent de rythmer la réunion et vous oblige à rattraper l’éventuel retard cumulé. Ne percevez pas les pauses comme une perte de temps mais plutôt comme un moyen de relancer la concentration des participants. Mettez à disposition des biscuits et boissons, il s’agit d’une petite attention mais elle reste très appréciée de tous.

Pour garder la concentration des collaborateurs, suscitez de l’intérêt : faites-les participer en leur posant des questions ou en leur demandant leur avis.

5) Envoyer un compte-rendu

Une fois la réunion terminée, il est essentiel de faire un compte-rendu. Faites un récapitulatif des points qui ont été abordés lors de la réunion et les décisions qui en ont découlées. Dans le cas où des tâches seraient attribuées, pensez à les assigner aux personnes concernées en précisant le délai attendu. Et enfin, indiquez les prochaines étapes à venir. Cela permettra à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une vue sur l’avancée du projet.

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