Comment choisir le bon destructeur de documents

Quand il s'agit de choisir un destructeur de document, une multitude de choix s'offre à vous et ce choix dépend généralement du besoin et de votre activité.
Dans ce guide d'achat, nous nous répondrons à 5 question importantes pour choisir votre destructeur de document :

Le destructeur de documents, parfois désigné sous le terme de déchiqueteur ou déchiqueteuse de documents, s’impose comme un équipement indispensable en matière de protection des données tant à titre privé que dans le cadre de votre activité professionnelle.

Le destructeur de documents va rendre illisibles et donc inutilisables toutes les informations dont vous vous débarrassez. Si on pense en premier lieu aux données bancaires, bien d’autres informations doivent être conservées comme confidentielles. Des données individuelles, dont le vol pourra être à l’origine d’une usurpation d’identité, aux données commerciales, qui peuvent induire des actions malveillantes de la part de vos concurrents, les documents à détruire sont nombreux.

C’est la tâche assignée au destructeur de documents. Sécurité pour votre entreprise, le destructeur de documents s’impose aussi comme un gage de sérénité et de tranquillité. Même les données qui vous apparaissent comme insignifiantes sont détruites en un instant. Cela vous évitera de connaître les affres d’une usurpation d’identité, par exemple. Cette dernière se produit généralement des semaines, voire des mois après le vol des informations, à un moment où vous ne vous y attendez pas. Les démarches à entreprendre pour dénoncer cette usurpation sont chronophages et fastidieuses, d’autant plus que vous devez en outre gérer la suspicion des administrations, des entreprises…

Mieux vaut prévenir que guérir dit l’adage, c’est ce que vous garantit le destructeur de documents. Il en va de même en cas d’espionnage industriel et/ou commercial. À quoi bon préparer une animation commerciale d’envergure si la teneur et les dates de cette opération sont connues par vos concurrents, qui ont réussi à dérober les dossiers, que vous n’avez pas passé au destructeur de documents.


Outre cette protection contre ces cas classiques d’actes malveillants, le destructeur de documents vous permet aussi de vous conformer aux exigences légales qui vous sont faites en tant que responsable d’entreprise. En effet, vous devez protéger les données de vos clients et de vos collaborateurs aux termes de la loi Informatique et Liberté (06/01/1978). Un manquement à ces obligations de confidentialité peut vous exposer à une sanction financière pouvant atteindre jusqu’à 300 000 €. Le destructeur de documents reste une des solutions les plus pratiques, les plus accessibles et les plus efficaces pour vous protéger d’un tel désagrément.

Pourquoi s’équiper d’un destructeur de documents ?

Le destructeur de documents est donc un équipement pouvant répondre à vos besoins à titre personnel mais aussi s’imposer dans votre entreprise. Il vous garantit un déchiquetage efficace, puisque ne permettant pas de reconstituer le document originel. Grâce à cet équipement, vous vous protégez simplement et rapidement de tout vol ou tentative de vol de données.

Cela constitue non seulement une protection contre l’usurpation d’identité, l’espionnage commercial ou industriel, le vol de données sensibles, mais cela représente aussi la voie la plus pratique pour respecter l’obligation de confidentialité qui vous est faite par la loi.

Il existe plusieurs modes de déchiquetage, que ce soit par bande ou en particules. Et ces destructeurs de documents se déclinent aujourd’hui en plusieurs types, notamment en fonction du niveau de qualité requis (efficacité de la destruction) et du volume de documents à détruire. Néanmoins, il faut bien admettre que l’avènement du digital a réduit l’importance et le volume des supports papiers pour la conservation des informations. Les liasses de papier et les listings sont bien souvent remplacés par des disques durs, des clés USB ou des DVD. Les entreprises spécialisées dans la fabrication de destructeurs de documents ont pris en compte cette évolution et vous proposent désormais des équipements permettant de broyer et déchiqueter ces supports multimédias en tout genre.

Caractéristiques techniques d’un destructeur

Tous les destructeurs de documents ne se valent pas, et il peut apparaître difficile pour un néophyte de se repérer de manière efficace. Sur quels critères baser son choix ? Comment rendre ce dernier le plus efficace possible ? Vous n’aurez pas les mêmes exigences si vous cherchez un destructeur de documents pour votre entreprise, que si vous recherchez un déchiqueteur à utiliser quelques fois dans l’année à votre domicile. On vous aide à y voir clair et à comprendre les critères à prendre en compte.

Niveau de confidentialité

Si le destructeur de documents est destiné à protéger toutes vos données, quelle que soit leur nature, il existe cependant plusieurs niveaux de confidentialité. La liste nominative de vos prospects reste moins sensible que la liste des références bancaires de ces mêmes personnes

L’objectif consiste bien à empêcher quiconque de pouvoir reconstituer les documents que vous avez passés au destructeur de documents. Et fort logiquement, le type de coupe sera alors un des critères à prendre en compte. En effet, il est plus aisé de reconstituer un document à partir de bandes de quelques millimètres d’épaisseur qu’à partir de confettis (particules).



Tranquillisez-vous, car une norme, la norme de sécurité DIN, a été créée pour vous guider dans votre choix. Plus la taille des particules, issues de la destruction des documents, sera faible et plus votre sécurité sera grande (puisqu’il sera de plus en plus difficile de reconstituer le document d’origine). Pour vous guider dans le choix du destructeur de documents le plus conforme à vos attentes, la norme DIN 66399 définit, pour chacun des 6 supports définis, 7 niveaux de sécurité :

NIVEAU DE SÉCURITÉ

INFORMATION GRANDEUR NATURE

INFORMATION TAILLE RÉDUITE

INFORMATION SUR SUPPORT DE DONNÉES OPTIQUES

INFORMATION SUR SUPPORT DE DONNÉES MAGNÉTIQUES

INFORMATION SUR SUPPORT DE DONNÉES ÉLECTRONIQUES

INFORMATION SUR DISQUE DUR
Exemple : papier Exemple : microfilm Exemple : CD Exemple : Disquette Exemple : clé USB Exemple : disque dur
1
1 Largeur des bandes max. 12 mm ou surface max. 2 000 mm² Ex : coupe droite 4/6 mm Taille de particules max. 160 mm² Taille de particules max. 2 000 mm² Hors d'état de fonctionner mécaniquement Hors d'état de fonctionner mécaniquement Hors d'état de fonctionner mécaniquement
2
2 Largeur des bandes max. 6 mm ou surface max. 800 mm² Ex : coupe droite 4/6 mm Taille de particules max. 30 mm² Taille de particules max. 800 mm² Taille de particules max. 2 000 mm² Taille de particules max. 2 000 mm² Taille de particules max. 2 000 mm²
3
3 Taille de particules max. 320 mm² Ex : coupe croisée 4 x 60 ou 6 x 50 mm Taille de particules max. 10 mm² Taille de particules max. 160 mm² Taille de particules max. 320 mm² Taille de particules max. 320 mm² Taille de particules max. 320 mm²
4
4 Taille de particules max. 160 mm² Ex : coupe croisée 4 x 40 mm Taille de particules max. 2,5 mm² Taille de particules max. 30 mm² Taille de particules max. 160 mm² Taille de particules max. 160 mm² Taille de particules max. 160 mm²
5
5 Taille de particules max. 30 mm² Ex : coupe croisée 2 x 15 mm Taille de particules max. 1 mm² Taille de particules max. 10 mm² Taille de particules max. 30 mm² Taille de particules max. 30 mm² Taille de particules max. 30 mm²
6
6 Taille de particules max. 10 mm² Ex : coupe croisée 0,8 x 12 mm Taille de particules max. 0,5 mm² Taille de particules max. 5 mm² Taille de particules max. 10 mm² Taille de particules max. 10 mm² Taille de particules max. 10 mm²
7
7 Taille de particules max. 5 mm² Ex : coupe croisée 0,8 x 5 mm Taille de particules max. 0,2 mm² Taille de particules max. 0,2 mm² Taille de particules max. 2,5 mm² Taille de particules max. 2.5 mm² Taille de particules max. 2,5 mm²


On distingue alors 3 grands types de coupe, pouvant constituer la première étape de votre travail de sélection.


Coupe droite : DIN P-1 & DIN P-2 : 36 bandelettes par feuille A4

C’est la méthode de destruction à privilégier pour les informations les plus courantes et les moins confidentielles. Parfois appelée coupe fibre, cette coupe droite détruit l’ensemble de vos documents en les découpant en lamelles plus ou moins fines. Il vous suffira alors d’adapter le niveau de sécurité en fonction de l’exigence de sécurité, du niveau 1 (pour les documents les plus courants et les moins sensibles) au niveau 3 pour des documents plus confidentiels.



Coupe croisée : DIN P-3 & DIN P-4 : 410 particules par feuille A4

Comme son nom l’indique, la coupe croisée coupe vos documents dans les deux sens, ce qui assure, par définition, un plus haut niveau de sécurité. La taille de ces confettis variera en fonction du niveau de sécurité choisi, et le niveau 4 répond même aux documents les plus sensibles. Si cette coupe croisée augmente le niveau de sécurité, elle a aussi le mérite de réduire considérablement le volume des déchets, ce qui est loin d’être négligeable. On parle alors d’un volume de 5 à 7 fois moins important qu’avec un destructeur de documents coupe droite.



Coupe microparticules : DIN P-5 : + de 2 000 particules par feuille A4

La coupe microparticules est proposée pour les documents les plus confidentiels. C’est le destructeur de documents pour les dossiers « top secret » et « secret défense », dont la divulgation pourrait remettre en cause l’existence même de votre entreprise.




Types de supports à détruire

Comme on l’a déjà évoqué ci-dessus, il faudra ensuite se poser la question du média utilisé. Si le papier est le support traditionnel, il est de plus en plus souvent remplacé par d’autres médias. Des clés USB aux disques durs, chacun de ces supports nécessite un destructeur de documents adapté. La norme de sécurité définit des niveaux de confidentialité en fonction du type de support à détruire. 

Les documents à détruire sont aussi nombreux que variés. Si nous ne pouvons pas tous les lister, nous avons répertorié les documents les plus courants, qu’il vous appartiendra de détruire.


Documents personnels

Documents en entreprise
  • Relevés bancaires
  • Reçus de cartes de crédit
  • Factures mensuelles
  • Chèques annulés et cartes de crédit périmées
  • Photocopies de pièces d'identité
  • Photocopies de fiches de paie
  • Livres de comptes
  • Fichiers clients
  • Dossiers des employés et fiches de paie
  • Factures diverses
  • Dossiers stratégiques et marketing
  • Tout document sur lequel figure votre numéro de Sécurité sociale, date de naissance, numéros de compte et mots de passe.

Fréquence d'utilisation

Avec le niveau de sécurité, l’intensité de l’utilisation de votre destructeur de documents est le second critère essentiel. En effet, il n’est pas possible d’attendre les mêmes performances d’un appareil que vous utiliserez épisodiquement, que ce que vous pouvez exiger d’un destructeur fonctionnant tout au long de la journée. C’est à vous de déterminer cette fréquence d’utilisation.

Cela vous permettra de choisir un appareil dimensionné à vos besoins mais aussi de garantir une durée d’utilisation optimale. En fonction de la taille de la corbeille, vous pourrez alors choisir entre plusieurs modèles et plusieurs marques, afin de tenir compte aussi de la configuration de la pièce et du lieu où vous installerez votre destructeur de documents.

  • Le destructeur à usage individuel et occasionnel sera suffisant si un ou deux utilisateurs n’ont qu’un faible volume de documents à détruire chaque jour. La corbeille sera de moins de 30 litres.
  • Les destructeurs à usage individuel et intensif répondront à la même configuration que les précédents mais avec un volume plus important, et la corbeille sera alors d’une contenance comprise entre 30 et 55 litres.
  • Les destructeurs à usage collectif et occasionnel répondent aux besoins de 5 à 10 utilisateurs mais avec un faible volume de documents à détruire. La contenance de la corbeille variera le plus souvent entre 30 et 80 litres.
  • Les destructeurs à usage collectif et intensif peuvent satisfaire plus de 10 utilisateurs avec un volume important de documents à déchiqueter. Le volume de la corbeille sera alors supérieur à 80 litres pour répondre à ces besoins extrêmes.

Outre cette capacité de la corbeille, vous pourrez aussi vérifier la capacité de passage de votre équipement, mesure permettant de savoir si vous pouvez détruire plusieurs documents en même temps.

Niveau sonore

Même si le niveau sonore de votre destructeur de documents n’est pas le premier critère vous venant à l’esprit, il peut être déterminant notamment si vous travaillez dans un open space. Certains destructeurs se caractérisent par un niveau sonore dépassant les 70 décibels, ce qui constitue plus qu’une simple pollution sonore.

Des normes existent en la matière, alors autant les connaître avant de vous arrêter sur un modèle précis. Choisissez votre destructeur de documents en fonction de son emplacement :

  • Situé dans un bureau : < 50 dB, soit un restaurant paisible.
  • Situé dans un open space : Entre 51 et 55 dB, soit un petit marché animé.
  • Situé dans un couloir : Entre 56 et 59 dB, soit un marché animé.
  • Situé dans une pièce spécifique : > 60 dB, soit une salle de classe bruyante


Nombre d’utilisateurs

Le nombre d’utilisateurs n’est pas essentiel en soi, mais il détermine la fréquence d’utilisation évoquée ci-dessus. C’est en fonction de ce nombre notamment que vous pourrez vous décider plus facilement pour la contenance de la corbeille.
En moyenne et en règle générale, on préconise une corbeille de :

  • 18 à 25 litres pour une utilisation individuelle ou pour une utilisation dans une habitation privée,
  • 30 à 100 litres pour des bureaux avec d’un à 8 utilisateurs,
  • Supérieure à 100 litres pour une utilisation en services administratifs, en open space, etc., où plus de 10 personnes sont appelées à s’en servir.

Quelle doit être la capacité de la corbeille du destructeur ?

Grâce aux éléments abordés ci-dessus, vous avez pu déterminer la capacité de la corbeille de votre prochain destructeur de documents. Ne vous contentez pas de la simple mesure en litres mais vérifiez bien la concordance avec la capacité en feuilles. C’est une mesure qui sera plus parlante et qui vous permettra plus aisément de choisir votre appareil.

Ainsi, une corbeille de 80 litres, recommandée pour les usages intensifs et collectifs, contiendra environ 600 feuilles. Cela variera bien évidemment en fonction de l’épaisseur du papier. Le plus souvent, ces mesures sont indiquées avec le papier le plus courant (70 g/m2), mais un grammage plus élevé réduira d’autant la capacité de votre corbeille.

Quelle doit être la rapidité du destructeur ?

La rapidité de votre prochain équipement va dépendre de la vitesse des lames d’une part (temps de déchiquetage) mais aussi de sa capacité en feuilles (volume de documents pouvant être insérés en une seule fois).

Ainsi, si vous êtes dans un usage intensif, vous devrez pouvoir insérer au moins 10 feuilles de papier de 80 g/m2 en même temps. Vous pourrez aussi préférer les destructeurs de documents à alimentation automatique, qui sont, par nature, plus rapides que ceux à alimentation manuelle.

En outre, cette fonction d’alimentation automatique permet de libérer du temps pour les utilisateurs, qui n’ont pas à attendre la fin d’un cycle avant de réintroduire les feuilles suivantes. Le coût est certes plus élevé, mais le confort à l’utilisation est indéniable.

Cycle de fonctionnement

Le cycle de fonctionnement pourra aussi influencer votre choix. Il s’agit de la durée au-delà de laquelle votre destructeur de documents se mettra automatiquement en arrêt afin de refroidir le moteur devenu trop chaud. Il peut être pénalisant, pour des besoins intensifs, de devoir attendre ce refroidissement avant de pouvoir détruire l’ensemble des documents concernés.

C’est un facteur qui influera sur la productivité et l’efficacité des utilisateurs. Une durée de refroidissement trop longue ou un cycle de fonctionnement trop court impliquent bien souvent une perte de temps des utilisateurs devant l’appareil, d’autant plus si ce dernier est utilisé par plusieurs personnes.

Pour pallier ces carences, vous pourrez choisir un modèle garantissant un « cycle de fonctionnement en continu ».


Les types de destructeurs

Le destructeur de documents papiers

Ce sont les destructeurs les plus répandus et les plus utilisés. Il en existe de multiples modèles, dont certains seront autoalimentés. Vous pourrez même, pour gagner en efficacité, choisir un modèle alimenté par tapis convoyeur pour un usage encore plus intensif.

Il vous suffit alors de choisir le type de coupe, le niveau de sécurité requis, l’intensité de l’utilisation et la contenance de la corbeille et de faire votre choix.

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Le destructeurs média

Pour broyer les clés USB, les CD ou DVD, les disques durs…, il vous faudra opter pour un broyeur de médias. Il existe plusieurs méthodes de destruction de ces supports modernes : creusement (DVD/CD), perforation (disques durs), démagnétisation, destruction physique.

Comme pour les destructeurs de documents, le choix du mode de destruction influera sur le niveau de sécurité. Cependant, la reconstitution de ces supports numériques par d’éventuels délinquants ou personnes malveillantes reste bien plus ardue et complexe que celle concernant les documents papiers. Ainsi, un disque dur détruit par perforation ne pourra être réutilisable qu’après des années d’efforts et un investissement financier colossal.

Les consommables pour destructeurs

Il faudra aussi prendre soin de vérifier les consommables, qui varient selon les marques et les modèles de destructeurs de documents. Le plus souvent, ces consommables se composent de l’huile de lubrification et des sacs plastiques ou carton.

Les sacs plastiques

Pour vider rapidement et de manière aisée votre destructeur de documents, les sacs plastiques ou les cartons s’imposent comme indispensables. Dans tous les cas, cela vous permet de laisser la corbeille en place, en évitant ainsi tout oubli de votre collecteur à côté de la poubelle, par exemple.

L'huile de lubrification

La lubrification de votre destructeur de documents est essentielle pour garantir son efficacité d’une part mais aussi prolonger sa durée de vie. Le plus souvent, la lubrification s’effectuera en introduisant une feuille lubrifiante dans votre appareil. Quelques gouttes d’huile permettent de lubrifier une feuille, que vous insérerez alors dans votre destructeur. Cela maintient les lames en bon état.

Certains destructeurs de documents pour un usage intensif sont équipés d’une réserve d’huile et d’une fonction d’autolubrification, ce qui garantit de ne pas oublier cette opération si importante.

Conclusion sur comment choisir un destructeur

En résumé, pour bien choisir son destructeur :

Déterminez le nombre d’utilisateurs et le lieu d’utilisation

  • Utilisation occasionnelle : idéale pour 1 personne
  • Utilisation fréquente : jusqu’à 5 personnes
Identifiez ce que vous devez détruire
  • Agrafes, trombones, CD, cartes de crédit, dossiers médicaux, documents comptables, relevés bancaires : choisissez un destructeur adapté à vos besoins.
Déterminez le niveau de sécurité nécessaire
Choisissez les caractéristiques pour vous faciliter la vie
  • Niveau sonore : préférez un destructeur à moins de 60 dB pour les environnements de travail partagé.
Quel niveau de confidentialité :
  • Le niveau de sécurité 2 (coupe droite) est suffisant pour rendre vos documents illisibles.
  • Pour des documents plus confidentiels, nous vous recommandons d’utiliser les niveaux de sécurité 3 et 4 (coupe croisée et coupe confettis).

Questions techniques

Pourquoi acheter un destructeur de documents ?

Par définition, un destructeur de documents est un appareil utilisé pour détruire les documents papier contenant des informations jugées sensibles par l’utilisateur. L’achat d’un destructeur de documents a donc pour objectif de vous donner l’assurance absolue que vos données ne seront pas exploitées à mauvais escient. Plus de possibilité de récupérer des documents sensibles dans les corbeilles et les poubelles : grâce à l’achat d’une déchiqueteuse, vous maîtrisez vos informations confidentielles. 

Qu’est-ce qu’un destructeur de documents  coupe croisée ?

La coupe croisée assure une découpe verticale et horizontale, réduisant ainsi vos documents passés à la déchiqueteuse en « confettis ». 

Qu’est-ce qu’un destructeur de documents à coupe droite ?

Par définition, un destructeur de documents à coupe droite est un appareil détruisant vos documents papier selon une découpe verticale, découpant ceux-ci en lamelles plus ou moins fines. Cette méthode de destruction est à privilégier pour les informations les plus courantes et les moins confidentielles. Vous pouvez toutefois adapter le niveau de sécurité en fonction de vos exigences, du niveau 1 (DIN P-1) pour les documents les moins sensibles, au niveau 3 (DIN P-3) pour les documents les plus confidentiels. A titre indicatif, sachez que les niveaux de sécurité DIN P-1 & DIN P-2 réduiront vos documents A4 en 36 bandelettes. 

Qu’entend-on par données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel (ou « données personnelles ») sont des données se rapportant à une personne vivante, qui peut être identifiée à partir de ces données. Il peut s’agir d’un nom, d’une adresse, d’un numéro de sécurité sociale, d’images ou encore d’autres types de données. Les données personnelles peuvent être présentées sous format numérique ou papier. Leur protection est un enjeu sociétal et économique important. 

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