Politique et protection des données

OFFICE DEPOT

Office DEPOT - Société Nouvelle Victoire, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 900 302 183, ayant son siège social ZAC La Garenne 1 rue Diderot 93110 Rosny-sous-Bois., adresse email : info@officedepot.fr (ci-après désignée « Office DEPOT»).

Office DEPOT est une société, créée en 1996 et ayant pour principale activité la distribution de produits de papeterie, de fournitures scolaires, de fournitures de bureau et d’articles de papeterie générale destinés aux papetiers-libraires de centre-ville, aux libres services de zones commerciales et aux sites Internet.

Elle exploite le site internet énoncé ci-dessous :
« www.officedepot.fr » (ci-après « le site »). Le site a pour objectif de mettre à disposition des internautes (toute personne physique ou morale qui utilise le site, ci-après les « utilisateurs » ou « vous ») des informations permettant de découvrir l’activité et les services proposés par OFFICE DEPOT ainsi que ses actualités (événements, publications…). Ce site permet également à l’utilisateur de passer une commande et de se faire livrer à son domicile ou en point relais.

Le site propose en outre des fonctionnalités permettant aux utilisateurs de contacter le service clients, s’inscrire à des événements, de s’inscrire à la newsletter et de réserver en ligne des articles mis à disposition dans nos différents magasins. 

Lors de votre navigation et de vos interactions avec le site, nous sommes amenés à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant. Office DEPOT agira en tant que responsable de traitement.

Respectueuse de la vie privée, Office DEPOT accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente politique vise ainsi à vous exposer en toute transparence les modalités et caractéristiques des traitements de données mis en œuvre par Office DEPOT au moyen ou par l’intermédiaire, en tout ou partie, du site.

Pourquoi cette information ?

Suite à la règlementation européenne du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018, cette politique de confidentialité des données a entièrement pour but d’informer les utilisateurs du site des modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de leurs données à caractère personnel. Elle a également pour but d’informer les différents utilisateurs de leurs différents droits qui leur sont attribués au regard des dispositions applicables.

A quels moments recueillons-nous et traitons vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont collectées et traitées, partiellement ou totalement, lors de votre navigation sur notre site et lors de saisies d’informations, effectuées par vous, dans les formulaires de collecte de données y figurant, dans le cadre d’un processus de commande ainsi que lors de vos échanges avec le site internet www.officedepot.fr, Office DEPOT ou le service clients.

Il est essentiel de préciser que vos données sont collectées directement auprès de vous.

Quels types de données recueillons nous ?

Des catégories de données à caractère personnel vous concernant sont collectées, il s’agit :

  • des données d’identification : vos nom et prénom, vos coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale (adresse exacte, ville, pays, code postal), un numéro de téléphone, votre date de naissance et si vous êtes un consommateur ou un professionnel, vos coordonnées de paiement. Ces données sont nécessaires car elles conditionnent la conclusion d’une commande.
  • de votre historique de trafic et de navigation sur le site : les produits que vous aurez consulté sur le site grâce aux cookies (cf point sur les cookies) ; Ces données ne conditionnent pas la conclusion d’une commande, elles n’ont pas de caractère règlementaire ni contractuelle.
  • des données relatives au suivi de votre relation avec OFFICE DEPOT : de façon exhaustive, les demandes de contact, de renseignements, les correspondances échangées, les données relatives aux transactions réalisées et aux moyens de paiement utilisés, les services demandés, les produits commandés et détails, les historiques des commandes, les données relatives au règlement des factures, les données nécessaires aux processus de fidélisation et de prospection.

Sommes-nous dans l’obligation de collecter vos données à caractère personnel ?

Au sein du site, vous êtes informé, lors de la collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou non des informations collectées, par la présence d’un astérisque à côté du(des) champ(s) concerné(s). Il est entendu que la présence d’un astérisque présuppose la nécessité d’une réponse.

A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande inhérente (par exemple : traitement d’une commande, demande de renseignement…) ne sera pas traitée.

Certaines de vos données seront collectées automatiquement de par vos actions sur le site (exemple : votre parcours client).

Quand collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles lorsque :

Vous créez votre espace client sur le site OFFICE DEPOT ;
Vous effectuez une commande sur le site OFFICE DEPOT;
Vous consultez nos produits sur notre site OFFICE DEPOT;
Vous participez à un jeu-concours sur le site OFFICE DEPOT;
Vous contactez le service client OFFICE DEPOT;
Vous rédigez un commentaire sur le site OFFICE DEPOT;
Vous consultez nos publicités ;
Vous participez au programme de fidélité OFFICE DEPOT.

Quelles sont les finalités de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel ?

La collecte et le traitement de vos données sur le site ont les finalités suivantes :

  • La gestion de vos commandes : La gestion de votre relation avec OFFICE DEPOT concernant vos commandes, vos factures, vos paiements et transactions, votre suivi de commande, votre livraison, la comptabilité client, la gestion de votre espace client, le SAV, la gestion des réclamations, les enquêtes de satisfaction, vous contacter si nous avons des difficultés à traiter ou livrer votre commande et l’affichage du stock ;
  • Le suivi clients : dans le cadre de vos commandes sur le site ou d’éventuelles questions, vous pouvez être amenés à vous entretenir avec le service clients. Le service clients utilisera vos données personnelles pour la seule fin de répondre à vos interrogations et autres réclamations clients, produits.
  • Le paiement de vos commandes : lorsque vous effectuez une commande, vous aurez la possibilité de payer sur le site OFFICE DEPOT. A cet effet, le site ne collecte en aucun cas vos données bancaires.
  • La personnalisation de nos services via les cookies : les données qui vous concernent nous permettent de personnaliser votre expérience de consultation du site. Cette personnalisation s’effectue par des produits similaires à ceux que vous avez consulté sur le site, ainsi que par des produits similaires à ceux que vous avez déjà acheté sur le site OFFICE DEPOT.
  • La publicité ciblée : des données où l’on ne peut vous identifier directement pourront être utilisées pour permettre d’adapter la publicité que OFFICE DEPOT vous enverra. A cet effet, votre âge et votre sexe seront utilisés.
  • Le contrôle d’éventuelles fraudes : les données personnelles collectées sur le site sont traitées afin de sécuriser les paiements et les livraisons et ainsi vous assurer une qualité de service optimale. OFFICE DEPOT pourra faire appel à son prestataire de paiement « STRIPE » pour affiner son analyse et déterminer le risque. OFFICE DEPOT pourra, en fonction du résultat du contrôle effectué, prendre certaines mesures de sécurisation (tel la demande de justificatif supplémentaire). Ces mesures auront pour conséquence de suspendre l’exécution de la commande, voire de l’annuler. L’utilisation frauduleuse d’un moyen de paiement pourra entraîner l’inscription des données en rapport avec la commande dans un fichier d’alerte.
  • Les statistiques de performance de notre site : des mesures du nombre de pages vues et des mesures du nombre de visites du site sont effectuées. Ces mesures sont effectuées d’une part, pour notre compréhension et l’étude de l’utilisation du site OFFICE DEPOT par les utilisateurs et d’autre part, pour l’amélioration de notre site internet OFFICE DEPOT.
  • La gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;
  • L’organisation de jeux concours, de loteries à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard en ligne ;
  • La gestion des demandes concernant les différents droits.

Quelles communications je peux recevoir par OFFICE DEPOT ?

Les informations et newsletters

  • Par courrier postal : Vous recevrez, si vous ne vous y êtes pas opposé, des offres et informations par courrier postal de la part de OFFICE DEPOT;
  • Des emails et SMS de « suivi de commande » : Après une commande sur le site OFFICE DEPOT, vous recevrez des emails uniquement pour vous permettre de suivre votre commande (confirmation de commandes, information sur la possibilité de venir chercher votre commande…). Ces emails sont nécessaires au processus de commande et ne sont pas liés aux choix que vous auriez pu exprimer pour la réception des newsletters et des offres commerciales. Si vous avez renseigné un n° de téléphone portable lors de la création de votre compte client, un SMS vous sera envoyé lorsque votre commande sera prise en compte et lors des différentes étapes de livraison. Si aucun numéro n’est renseigné, cette information vous sera donnée par mail.
  • Les newsletters OFFICE DEPOT: Après création de votre compte client et si vous avez donné votre consentement et que vous ne vous y êtes pas opposé, des newsletters vous seront envoyées par email uniquement. Ces newsletters vous permettront de vous tenir informé de l’actualité OFFICE DEPOT et des avantages dont vous pourrez bénéficier dans les différents magasins OFFICE DEPOT, sur des produits ou catégories de produits identiques ou analogues à ceux que vous avez déjà consultés ou commandés sur notre site OFFICE DEPOT. Il est entendu que lors de l’envoi d’un email dans le cadre d’une newsletter notamment (envoi que vous aurez consenti au préalable), il figurera dans cet email une option permettant de se désabonner gratuitement et simplement par ce moyen de communication.
Le suivi clients :
Des emails, appels ou SMS relatifs au suivi clients dès lors que vous faites une réclamation quelconque à notre service clients ou pour toute autre demande et lorsqu’une réponse est nécessaire.

Qui sont les destinataires de vos données ?

Vos données à caractère personnel sont destinées aux services et personnels habilités d’Office DEPOT.

Elles peuvent être communiquées, pour certaines des finalités précitées, et ce uniquement si une telle communication s’avère nécessaire, à leurs prestataires et partenaires, contractuels et commerciaux, pouvant intervenir dans le cadre des traitements de données à caractère personnel susvisés.

Les prestataires et partenaires sont les suivants :

ADYEN : Vos données bancaires sont collectées par notre prestataire « ADYEN », permettant ainsi de garantir la sécurité de vos paiements.

Par ailleurs, vos données pourront être communiquées aux autorités judiciaires, policières ou administratives.

Il est entendu que les destinataires visés ci-dessus ne sont pas forcément destinataires de l’ensemble de vos données, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant cette communication.

Enfin, nous vous rappelons qu’en aucun cas, vos données à caractère personnel ne seront revendues à des tiers, quels qu’ils soient.

Sur quelle base légale et pour quelle durée traitons-nous vos données ?

Chaque traitement doit reposer sur l’une des six bases légales fixées par la règlementation, les différents fondements autorisant OFFICE DEPOT à traiter des données personnelles sont listés ci-dessous :

L’exécution d’un contrat, soit d’un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à sa demande ;

Le consentement libre et éclairé, spécifique, univoque de la personne concernée. Conformément à la règlementation, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et aussi simplement que vous l’avez donné ;

L’intérêt légitime poursuivi par OFFICE DEPOT, et plus précisément son intérêt commercial qui ne vient pas porter atteinte à votre vie privée. Sauf exception, vous pouvez à tout moment vous opposer à un traitement basé sur l’intérêt légitime en le signalant à Office DEPOT (Cf point ci-dessous sur les droits que vous avez la possibilité d’exercer) ;

La loi : Le traitement de vos données découle du respect d’une obligation légale.

Finalité du traitement

Base légale

Durée de conservation

Informations supplémentaires
Commandes de produits, retrait en magasin, SAV Exécution du contrat Durée de la relation contractuelle
Utilisation de l’espace client OFFICE DEPOT, service clients Exécution du contrat 3 ans à compter de la dernière activité Un client est considéré comme actif dès lors qu’il se connecte à son compte client ou lorsqu’il effectue un achat.
La gestion des contentieux et précontentieux Intérêt légitime de OFFICE DEPOT pour l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat Durée de la prescription liée (civile, commerciale etc…)
Envoi de messages par email ou sms (prospection commerciale) Consentement Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact Lors de la création de votre compte, vous pourrez accepter de recevoir des emails ou des sms pour de la prospection. Si vous avez accepté vous pourrez, à tout moment dans votre espace client, retirer votre consentement.
Prospection pour des biens et services analogues Intérêt légitime (la personne peut s’y opposer préalablement et à tout moment) Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contact
Opérations de prospection par voie postale Intérêt légitime (la personne peut s’y opposer préalablement et à tout moment) Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans à compter du dernier contac Vous pouvez vous y opposer lors de la création du compte client puis à n’importe quel moment.
Personnalisation des services via les cookies Consentement préalable à l’insertion ou à la lecture des cookies 13 mois à compter du dépôt des cookies publicitaires Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via un onglet « gestion des cookies » sur le site OFFICE DEPOT. Les traceurs de mesures d’audiences (« Google Analytics ») sont exemptés du recueil du consentement. Cette durée de 13 n’est pas prorogée automatiquement à chaque nouvelle visite. Les informations collectées par l’intermédiaire de ce traceur sont conservées pour une durée maximale de 25 mois.
Prévention de la fraude Intérêt légitime 3 ans à compter de l’inscription sur une liste d’alerte Vous pouvez à tout moment présenter vos observations suite à l’annulation de votre commande ou à l’inscription sur une liste d’alerte.
Conservation de données de carte bancaire suite à un paiement Loi 15 mois maximum Cette conservation sert uniquement en cas de réclamation. Vos données bancaires sont conservées par un prestataire de paiement sécurisé. Pour un paiement unique, les données de paiement (n° de carte, la date d’expiration et le cryptogramme visuel) seront conservées jusqu’au paiement complet augmenté du délai de rétractation prévu.

Comment pouvez-vous exprimer vos choix sur l’usage de vos données ?

OFFICE DEPOT a pour ambition de vous permettre de mieux contrôler l’usage de vos données.
Ainsi, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou formuler une opposition concernant l’usage de vos données décrits ci-dessus :
Ainsi, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou formuler une opposition concernant l’usage de vos données décrits ci-dessus :

Lorsque vous créez votre compte client via les cases ou les liens d’opposition dédiés ;
Via le formulaire de contact (en cliquant ici) ;
Par courrier à l’adresse suivante : GROUPE ALKOR, Z.I. Rouvroy-Morcourt, 02100, Saint-Quentin.
Il convient, a minima, de nous indiquer dans votre demande, vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre adresse ainsi que la demande et/ou le droit que vous souhaitez exercer.

Quels sont les droits que vous avez la possibilité d’exercer ?

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, vous disposez d’un droit d’accès à vos données, d’un droit de rectification, d’effacement, du droit à la portabilité de vos données ainsi que d’un droit à la limitation du traitement de vos données.

Vous disposez en outre d’un droit d’opposition à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale.

Vous pouvez également définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Toutes demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, doivent être effectuées via le formulaire de contact présent sur le site (cliquez ici) ou par courrier à l’adresse postale suivante : Office DEPOT, ZAC de la Garenne, 1 rue Diderot, 93110 Rosny-sous-Bois

Si Office DEPOT a un doute raisonnable sur votre identité, elle pourra vous demander de joindre une copie de votre carte d’identité. Cette copie servira uniquement au traitement de votre requête et sera supprimé dans les plus brefs délais.

Enfin, vous disposez de la possibilité d‘introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07) en charge de la protection des données à caractère personnel, si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas effectué conformément à la règlementation applicable.

Les cookies utilisés dans le cadre de la navigation sur les différents sites

Le site accède et dépose des cookies sur votre terminal dès lors que vous donnez votre consentement. Ces cookies sont nécessaires à la navigation sur le site (comme l’information sur la version du navigateur, l’adresse IP) et aux mesures d’audience (pages consultées, date et heure de la consultation, etc.) et stockent des informations saisies par l’internaute durant sa visite (authentification, position des éléments de l'interface personnalisée, etc).

Par principe, aucun cookie ne sera mis en place sur votre ordinateur sans votre consentement. Si vous avez consenti à l’enregistrement de cookies, vous pourrez retirer ce consentement à tout moment dans la rubrique « Gestion des cookies » présente sur l’ensemble des pages de notre site OFFICE DEPOT.

Nous faisons appel aux services du prestataire « AXEPTIO » afin d’être en conformité sur le dépôt des cookies. Cette solution vous propose de refuser complètement le dépôt de cookies sur votre terminal, de les accepter complètement ou encore de choisir le ou les cookie(s) souhaité(s).
Lors du passage de votre curseur sur le type de cookie, cela vous donne, de manière pédagogique, une typologie de celui-ci.

Vous pouvez également cliquer sur un « point d’interrogation » afin d’en savoir davantage et par conséquent pour connaître l’utilité exacte d’un ou plusieurs cookies. Aussi, vous avez la possibilité d’aller sur le site de l’éditeur du cookie.

Refuser ces cookies peut avoir pour conséquence de vous priver de certaines fonctionnalités du site.
Le fait de fermer le cadre « cookies » vaudra refus de votre part.

La mesure d’audience est effectuée via un traceur « Google Analytics » prévu à cet effet. Ce traceur est exempté de recueil de consentement.

Par ailleurs, le site utilise des plug-ins de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et LinkedIn. Si vous cliquez sur le bouton pour interagir avec l’un de ces réseaux, des informations seront transmises à la société par le réseau social concerné et partagées selon les paramètres de votre compte.
Les cookies pouvant être déposés sur votre terminal sont les suivants :

Cookies

Typologie

Caractéristiques

Finalités
Commandes de produits, retrait en magasin, SAV Exécution du contrat Durée de la relation contractuelle
Utilisation de l’espace client OFFICE DEPOT, service clients Exécution du contrat 3 ans à compter de la dernière activité Un client est considéré comme actif dès lors qu’il se connecte à son compte client ou lorsqu’il effectue un achat.

Quelles sont les mesures mises en œuvre pour assurer la sécurité de vos données ?

Office DEPOT est soucieuse de préserver la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs des différents sites. A cet effet, Office DEPOT prend, conformément à la règlementation applicable, toutes les mesures appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité varie, que présente le traitement pour les droits et libertés des personnes physiques. L’objectif étant d’assurer une sécurité adaptée à chaque risque.

Si une difficulté venait à survenir, Office DEPOT prendra, dans les plus brefs délais, toutes les mesures adéquates, conformément aux dispositions applicables.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Les données collectées via le cookie Facebook Pixel sont transférées et hébergées par Facebook dans des serveurs aux Etats-Unis et dans l’Union Européenne.
Nous respectons les règlementations en matière de protection et transmission de données personnelles en dehors de l’UE. Facebook a certifié certains produits pour lesquels il agit en tant que sous-traitant conformément au Privacy Shield, tel qu’expliqué dans sa déclaration sur le Privacy Shield et sur sa certification.

En dehors de ces deux cookies ci-dessus, vos données ne sont en aucun cas transférées en dehors de l’UE.

Comment sont protégées vos données du fait de votre navigation sur des sites tiers ?

La navigation sur notre site peut vous renvoyer vers certains sites autres que celui précisé ci-dessus.

A cet égard, les différentes politiques de protection des données personnelles de ces sites, et les différentes mesures mises en place peuvent être différentes de celle de OFFICE DEPOT.

Aussi, nous vous recommandons de prendre connaissance de la politique de confidentialité de chacun des sites sur lesquels vous serez amenés à naviguer, autre que le site OFFICE DEPOT.

Enfin, la responsabilité d’ALKOR ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre via l’un de ces sites contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Mise à jour de la politique de confidentialité des données

Cette politique de protection des données à caractère personnel peut être modifiée à tout moment.

Si une modification intervient, la nouvelle politique sera mise en ligne sur le site dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de données à caractère personnel figurant sur notre site proposent un lien vers la présente politique.

Dernière mise à jour le 02 juin 2023.