Questions et réponses techniques

Matériel d'impression

Par définition, une imprimante multifonction est un appareil d’impression aux fonctionnalités multiples. A la différence d’une imprimante classique ou d’un photocopieur, elle est en effet polyvalente et réunit les fonctions suivantes :

• Impression bureautique
• Impression photo HD (pour certains modèles)
• Scanner
• Photocopie
• Fax (pour les modèles 4 en 1)

Excellent investissement pour les professionnels comme pour les particuliers, l’achat d’une imprimante multifonction offre rapidité d’impression et gain de place, sa polyvalence permettant de remplacer trois ou quatre périphériques. Car il existe des multifonction 3-en-1 ou 4-en-1 (le dernier inclus un fax en plus de l’imprimante, le scanner et le photocopieur).

Dans l’éventualité d’une panne, toutefois, c’est l’ensemble de ses fonctionnalités qui deviennent inutilisables durant la période de maintenance.  

La définition d’un copieur et d’un photocopieur est identique, les deux termes étant synonymes. Dans les deux cas, il s’agit d’un appareil bureautique permettant d’effectuer des copies d’images, de plans ou de textes en différents formats, en noir et blanc ou en couleur.

Il existe des copieurs analogiques ou numériques. L’achat d’un photocopieur numérique s’avère plus onéreux, mais permet de profiter de fonctionnalités complémentaires, telles que l’imprimante, le fax et le scanner. Le copieur numérique (ou « multi copieur ») peut être connecté en réseau, afin de permettre son utilisation simultanée par plusieurs ordinateurs. 

Il n’est pas toujours facile de faire la différence entre imprimantes, photocopieurs et multifonctions. Bien qu’appartenant tous à la famille des matériels d’impression, ils ne répondent pas à la même définition et n’ont pas les mêmes fonctions :

• Qu’elle soit à jet d’encre ou laser, une imprimante peut être définie comme un périphérique relié à un ordinateur permettant l’impression de textes, graphes et photos sur du papier.
• La caractéristique principale d’un photocopieur (ou copieur) est d’assurer la reproduction rapide de documents en grande quantité et à moindre coût. Il existe des photocopieurs numériques ou analogiques. Le photocopieur, à la différence d’une imprimante, n’a pas nécessairement besoin d’être relié à un ordinateur pour effectuer une copie.
• Un « multifonction » (également appelé « imprimante multifonction », « copieur multifonction » ou « multi copieur ») regroupe plusieurs fonctions puisqu’il permet d’imprimer, de photocopier, de scanner et de faxer. Que ce soit pour un professionnel ou un particulier, l’achat d’un multifonction est un investissement avantageux puisqu’il permet de remplacer plusieurs appareils, réduisant ainsi les coûts liés à l’achat des consommables. 

Il n’existe aucune différence entre une imprimante photocopieuse et une imprimante multifonction (ou « tout-en-un »). Leur définition et leurs fonctionnalités sont identiques ; dans les deux cas, il s’agit de matériel d’impression permettant à la fois d’imprimer, de photocopier, de scanner et de faxer (pour les produits 3 en 1 ou 4 en 1). Néanmoins, il peut être utile de préciser que certains termes proches contiennent une nuance dans leur sens : on parlera ainsi davantage de « copieur multifonction » pour un matériel de grande taille et « d’imprimante tout-en-un » pour un multifonction moins volumineux. 

Le fonctionnement d’une photocopieuse numérique repose sur un procédé d’impression impliquant un tambour (une couche isolante photoconductrice) et du toner (une encre en poudre chargée négativement en électricité). Performante, peu bruyante et programmable, l’utilisation d’un photocopieur numérique permet d’obtenir la reproduction d’un grand nombre de documents dans une qualité laser supérieure, avec la possibilité d’agrandir ou de réduire automatiquement le format des images ou textes à reproduire. Certains photocopieurs numériques sont multifonctions et intègrent également imprimante, scanner et fax.

Il faut savoir que la technologie numérique permet d’installer et d’utiliser votre photocopieur en réseau, reliant ainsi celui-ci à plusieurs postes informatiques. L’impression peut même se faire à distance pour les modèles multifonctions WiFi ou Bluetooth.

A la différence d’une imprimante ou d’un photocopieur classique, un multifonction (ou appareil « tout-en-un ») est un matériel d’impression polyvalent, offrant des fonctions multiples : impression, photocopie, scanner, fax. L’achat d’un multifonction présente de nombreux avantages :

• Un gain de place et des économies de consommables : grâce à ses fonctionnalités nombreuses, le choix d’un multifonction remplace avantageusement plusieurs équipements, tout en réduisant les coûts liés à l’achat des consommables.
• Un gain de temps et de performance, grâce à une rapidité d’impression permettant le traitement d’un grand volume de document en peu de temps.
• Une facilité d’utilisation, grâce à des commandes intuitives. 

Avant d’envoyer un fax depuis imprimante ou un multifonction, assurez-vous que l’appareil est bien branché à une prise téléphonique analogique. Si vous êtes dégroupé, le fonctionnement peut être légèrement différent : dans ce cas, vérifiez que votre opérateur propose bien une option data/fax pour votre imprimante.

Ensuite, il suffit de se servir de l’imprimante ou du multifonction comme d’un fax traditionnel : déposez le document à faxer sur le scanner, puis entrez le numéro auquel vous souhaitez l’envoyer. Sachez qu’il est également possible d’utiliser la solution « fax par mail », une fonction qui permet d’envoyer, de recevoir ou de stocker des fax directement depuis une boîte mail. 

A l’achat d’un photocopieur professionnel, le choix d’un modèle dépend des besoins de l’utilisateur, qu’il est donc nécessaire de déterminer précisément :

Le photocopieur doit-il être multifonction ?

Doit-il pouvoir se connecter en réseau ?

Doit-il pouvoir photocopier des documents grands format ?

Doit-il posséder une unité de stockage ? 

Si vous désirez améliorer les performances et les fonctionnalités de votre photocopieur professionnel, sachez qu’il est possible d’en personnaliser l’utilisation grâce à plusieurs options :

• Ajout de bacs de papier complémentaires permettant d’augmenter l’autonomie du copieur professionnel.
• Installation d’un chargeur gros volume permettant de copier des documents grand format, mais aussi de faciliter la numérisation et de gagner du temps lors de l’envoi de fax.
• Installation d’une unité de perforation et d’un finisseur agrafage, remplissant les fonctions additionnelles suivantes : tri, agrafage normal ou « à cheval » (pour la création de livrets), impression en « cascade » (pour les gros volumes d’impression), etc.

A la pointe en matière d’innovation et de technologie, l’imprimante multifonction, compatible wifi, fonctionne en réseau sans fil : elle offre une excellente qualité d’impression monochrome et couleur, et se montre idéale pour l’impression photo, qui peut être réalisée directement depuis une carte mémoire sans passer par un ordinateur. Sur les modèles de photocopieur multifonction les plus récents, l’impression photo peut être réalisée à distance, depuis un smartphone ou une tablette de type iPad sans forcément passer par le réseau local, mais directement entre le multifonction et l’appareil mobile avec la fonction WiFi Direct.

L’imprimante 3D constitue l’autre grande nouveauté sur le marché de l’impression. L’achat d’une imprimante 3D donne aux professionnels et aux particuliers la possibilité d’imprimer de petits objets en pastique, cire, métal ou plâtre. Ce type d’imprimante innovante fonctionne grâce à un système de buses qui déposent, collent et/ou solidifient la matière couche par couche. 

Si vous ne savez pas quoi choisir entre une imprimante laser ou jet d’encre, il peut être utile de connaître la différence entre ces deux techniques d’impression, et de connaître leurs avantages respectifs :

Davantage adaptée aux petits volumes (moins de cinquante impressions mensuelles), l’imprimante jet d’encre offre une très bonne qualité d’impression : ce modèle sera particulièrement indiqué si vous souhaitez imprimer des photos dans une belle résolution, par exemple. A l’achat d’une imprimante jet d’encre, le coût des cartouches devra néanmoins être pris en compte, celles-ci devant être remplacées fréquemment. La durée de vie d’une imprimante jet d’encre est inférieure à celle d’une imprimante laser, mais son prix d’achat est également bien moindre. 

Plus chère que l’imprimante jet d’encre, l’imprimante laser est plus silencieuse et plus rapide, mais également plus productive. 

A l’heure de choisir l’imprimante multifonction que vous souhaitez acheter, il est important de vous assurer que celle-ci répondra à vos exigences et sera pleinement adaptée à vos besoins. Pour ce faire, plusieurs critères importants sont à prendre en compte :

• Les fonctionnalités disponibles : photocopie, impression, fax, scanner ?
• Le type d’impression : jet d’encre ou laser
• Les options d’impression : monochrome ou couleurs
• Le volume maximum de copies mensuelles
• La vitesse d’impression (exprimée en CPM : copies par minute)
• La résolution d’imprimante (exprimée en dpi) et du scanner (ou « résolution optique »)
• Les formats pris en charge (A4, A3, etc.)
• Les capacités de réduction et d’agrandissement du modèle
• Le nombre de bacs d’entrée et de sortie papier du photocopieur ainsi que la capacité des chargeurs (en nombre de feuilles)
• La possibilité ou non d’imprimer recto/verso
• Le type de connectivité réseau ainsi que la présence d’une connexion Wifi sur l’appareil
• Le niveau sonore du copieur
• Sa consommation d’énergie
• Ses dimensions et son poids

Le volume de copie est un critère important dans l’achat d’un nouveau modèle de copieur. Afin d’évaluer le volume de copie, sachez que certaines imprimantes sont dotées d’un compteur permettant de connaître le nombre d’impression effectuées. Il existe également des logiciels gratuits (Papercut, entre autres) permettant d’opérer un suivi de l’activité d’impression. Grâce à l’utilisation d’un tel logiciel, il vous sera possible de connaître l’heure d’impression et le nombre de pages imprimées, le nom du document et le format de papier utilisé – vous permettant ainsi d’évaluer au plus près vos besoins pour l’achat de votre nouveau photocopieur. 

Au-delà du volume d’impression, le choix d’un multifonction laser ou jet d’encre dépend avant tout du budget et de la qualité d’impression souhaitée :

• Plus cher à l’achat, le multifonction laser permet de copier des documents de manière rapide avec un séchage de l’encre quasi instantané. Ce modèle de copieur utilise une encre qui résiste bien à la lumière et au temps, permettant une très bonne conservation des documents.
• L’achat d’un multifonction jet d’encre s’avère plus abordable. A la différence de son homologue laser, il permet une impression moins rapide mais de meilleure qualité, pour les photos notamment.

Le tambour d’une imprimante laser est un cylindre dont la fonction est de transporter la poudre de toner (c’est-à-dire l’encre en poudre de l’imprimante) vers l’endroit à imprimer. Pour ce faire, le matériau semi-conducteur photosensible qui recouvre le cylindre est déchargé électriquement à des endroits ciblés par un faisceau laser, de façon à permettre ensuite à la poudre de toner d’y adhérer et d’être ainsi déposée sur le document à imprimer ou à copier.

La fréquence à laquelle il faut changer le tambour d’une imprimante peut dépendre du modèle : certains permettent d’imprimer plusieurs centaines de milliers de pages, tandis que d’autres devront être remplacés après l’impression de quelques dizaines de milliers de documents seulement.  

Un contrôleur d’impression est un logiciel généralement utilisé par les entreprises pour rationaliser leurs coûts liés à l’impression ainsi qu’à l’utilisation de consommables. L’utilisation d’un contrôleur d’impression présente l’avantage de contribuer aux objectifs de performance et d’économie de l’entreprise, tout en agissant en faveur d’une préservation de l’environnement.

Centralisant la gestion des flux d’impression venant de l’ensemble des utilisateurs connectés via le réseau informatique, le logiciel contrôleur d’impression permet d’assurer les fonctions suivantes :

Si vous ne parvenez pas à composer un numéro de téléphone sur votre fax multifonction, vérifiez tout d’abord qu’aucun message d’erreur ne s’affiche sur l’écran LCD de votre appareil.

• Si l’écran LCD du fax multifonction est vide, vérifiez que la machine n’est pas en mode OFF :

• Sélectionner le mode ON sur le fax multifonction, et attendez que l’écran LCD s’allume.
• Si l’écran reste vide, vérifiez que le cordon d’alimentation est bien branché. Dans le cas où le cordon est connecté à un onduleur ou à une prise électrique multiple, débranchez-le et rebranchez-le directement à une prise électrique. 
• Si l’écran LCD du fax multifonction reste vide malgré les opérations précédentes, votre appareil nécessite peut-être une révision.

Contrôlez ensuite les éléments de connectique : si le copieur est branché sur la ligne téléphonique à l’aide de splitters (appareils multipliant les signaux en plusieurs sorties) ou de commshare, débranchez ces éléments de la ligne téléphonique.

Vérifiez ensuite la tonalité de la prise murale, en connectant un téléphone ordinaire directement sur celle-ci :

• Si vous entendez une tonalité, passez à l’étape suivante.
• Si vous n’entendez pas de tonalité, le problème provient soit de la prise téléphonique murale elle-même, soit de la ligne téléphonique. Contactez votre opérateur téléphonique.
• Si votre opérateur vous assure que le problème ne vient ni de la prise murale, ni de la ligne téléphonique, votre fax multifonction nécessite peut-être une révision.

Les pannes intervenant sur un photocopieur peuvent avoir différentes causes :

• Les pannes liées à la saturation de mémoire de l’appareil : ce type de problème peut être réglé par simple suppression de documents sauvegardés sur le disque dur du copieur.
• Les pannes dues à l’oxydation d’un élément chauffant : un dépannage du photocopieur par un professionnel est requis afin de procéder au remplacement de la pièce en question.
• Les pannes liées à un fusible grillé, qui doit alors être remplacé.
• D’autres types de pannes peuvent également intervenir, qu’elles soient liées au court-circuit du relai statique, à un problème de tambour ou de photoconducteur, au caractère défectueux de la carte d’alimentation ou de la carte mère, etc.

Lorsque votre photocopieur tombe en panne, il n’est pas toujours facile d’en identifier les causes. Celles-ci sont multiples et peuvent aller des problèmes les plus simples, tel qu’un bourrage de papier (qui peut être réglé en ôtant la feuille coincée dans le mécanisme) ou un problème de toner (vide ou mal enclenché), aux incidents plus complexes (mauvais paramétrage, dysfonctionnement du toner, etc.). Pour vous aider, sachez que les modèles de copieurs les plus récents sont capables d’auto-diagnostiquer les raisons de la panne qui les touche. Sinon, n’hésitez pas à faire appel à l’un de nos conseillers ou de consulter la notice de votre appareil. 

La marche à suivre pour remplacer le toner de votre imprimante multifonction dépend du modèle de votre appareil. Normalement, elle doit être détaillée dans le mode d’emploi qui vous a été fourni à l’achat de votre copieur, ou sur le site internet du fabricant.

Lorsque vous changez le toner de votre multifonction, il est important de bien veiller à respecter les consignes de sécurité suivantes :

• N’utilisez pas d’aérosol pour nettoyer l’intérieur ou l’extérieur du photocopieur.
• Sauf nécessité, évitez de toucher à l’intérieur du photocopieur
• Placez toujours le toner sur un morceau de tissu afin d’éviter d’en renverser la poudre. Si de la poudre de toner se répand sur vos mains, lavez-les à l’eau froide le plus rapidement possible.
• Ne jetez pas la cartouche de toner au feu, car elle risquerait d’exploser : scellez-la, ramenez-là en magasin pour recyclage.
• Attendez d’avoir ôté le toner vide avant de déballer et d’installer le nouveau toner dans votre imprimante multifonction. 

La procédure pour remplacer le tambour d’un multifonction diffère selon le modèle que vous utilisez. Si vous avez acheté votre équipement, reportez-vous au mode d’emploi qui vous a été fourni lors de l’achat de votre multifonction. Si vous louez votre multifonction, sachez que la location s’accompagne généralement d’un contrat de maintenance incluant le changement du tambour de votre appareil.

Le changement du tambour d’un multifonction se fait d’après les étapes suivantes :

• Ouvrez le capot du multifonction.
• Retirez délicatement l’ensemble tambour/toner de l’appareil, en prenant soin de ne pas renverser la poudre du toner.
• Déposez l’ensemble sur une surface protégée par un morceau de tissu ou autre.
• Séparez le tambour de la cartouche toner.
• Lisez les indications d’ouverture inscrites sur l’emballage du nouveau tambour, puis déballez-le délicatement.
• Installez la cartouche de toner
• Insérez de nouveau l’ensemble tambour/toner dans le photocopieur multifonction

Afin d’avoir une longue durée de vie, une imprimante a besoin d’une maintenance et d’un entretien réguliers. Pour éviter les pannes, il est donc conseillé de vous occuper de votre imprimante laser ou jet d’encre de manière suivie, et non seulement lorsqu’elle rencontre des problèmes de fonctionnement. Cette maintenance, dite préventive, peut consister en différentes action d’entretien, à effectuer après débranchement préalable de l’imprimante :

Les imprimantes portables (ou « nomades ») font partie des dernières innovations développées par les constructeurs comme HP, Brother ou Canon. Généralement dotées d’une connexion wifi ou bluetooth, elles sont de format réduit afin de faciliter leur transport. Permettant d’imprimer facilement contrats ou documentation en format A4, elles sont notamment utilisées par les commerciaux en déplacement. Le prix d’une imprimante portable est plus important qu’une imprimante standard.  

Si des lignes horizontales blanches apparaissent à l’impression, c’est probablement parce que les cartouches ou les têtes d’impression de votre imprimante ont séché. Pour solutionner ce problème, cliquez sur la fonction « Nettoyage » dans le menu de votre imprimante ; il vous faudra sans doute renouveler l’opération de nettoyage plusieurs fois (de deux à quatre fois) pour que les traits blancs disparaissent totalement lors de l’impression. 

Si vos impressions sont trop pâles ou trop claires, il ne s’agit pas d’un problème de couleur comme on pourrait avoir tendance à le penser. Le problème d’impression peut être lié à différentes causes :

• Un défaut de fonctionnement du laser, pouvant nécessiter son remplacement.
• Un appareil trop rarement utilisé ou installé dans un endroit humide : dans ce cas, il est nécessaire de procéder à une vidange du bloc développeur à l’aide d’un aspirateur à fines particules. 

Le fait qu’une imprimante imprime des pages blanches est un problème relativement fréquent. Afin de le régler, il existe différentes solutions :

• Vérifiez tout d’abord que les cartouches d’impression sont correctement installées.
• Vérifiez l’état de vos têtes d’impression : lorsqu’elles sont détériorées, celles-ci peuvent être à l’origine du problème d’impression. Il suffit alors de les nettoyer (une à deux fois si nécessaire) pour que votre imprimante cesse d’imprimer des pages blanches.
• Modifiez les paramètres de l’imprimante, puis faite un nouvel essai d’impression.
• Comparez les résultats de l’impression en vous connectant sur un ordinateur et/ou en mettant l’imprimante en mode photocopieur.

L’enlèvement d’une imprimante multifonction pour recyclage est payant lorsqu’il est effectué par les services de la ville ou par une société spécialisée. Il peut être gratuit en cas de dépôt du copieur multifonction dans les locaux d’une société spécialisée dans le recyclage de matériel d’impression – ces sociétés se rémunérant alors grâce à la revalorisation du matériel par le biais d’un reconditionnement ou de la récupération de pièces en état de fonctionnement.

Vous avez la possibilité de retourner gratuitement votre ancien matériel chez le vendeur de votre nouvelle imprimante multifonction (en magasin) dans une limite de 1 pour 1 (obligation DEEE pour le revendeur).

Il faut savoir que le recyclage des imprimantes multifonctions doit se conformer à la législation en vigueur sur les déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE). Le cadre réglementaire prévoit en effet un circuit de traitement spécifique pour les appareils contenant des matériaux susceptibles d’être dangereux pour l’environnement et/ou la santé.

La durée de vie d’une imprimante ou d’un multifonction dépend de plusieurs critères :

• Type de structure dans laquelle l’imprimante est utilisée (TPE, PME ou grande entreprise).
• Nombre de pages à imprimer ou photocopier par mois.
• Impression de photos ou non.
• Type d’appareil (multifonction ou non).
• Marque et modèle de l’imprimante.
• Niveau d’utilisation du copieur : intensif ou non.
• Maintenance et entretien apporté à l’appareil.

L’entretien, le contrat de maintenance et les précautions d’emploi peuvent également influer sur la durée de vie du photocopieur. Il est à noter que la durée de vie de l’imprimante ou du multifonction est généralement indiquée sur la fiche technique de l’appareil. 

Plusieurs solutions existent afin de réduire les coûts d’impression ; celles-ci passent généralement par des économies de consommables (papier, cartouches ou toners remanufacturés) et/ou d’énergie :

• A condition de consentir un investissement de départ plus important, le remplacement d’une imprimante jet d’encre par une imprimante laser permet de réduire significativement les coûts d’impression sur la durée, la quantité de consommables utilisée quotidiennement étant moins importante.
• L’achat d’imprimantes dotées d’une option « impression recto/verso » permet une rationalisation des consommables (papier), tout comme l’installation de logiciels d’économie d’impression, à condition bien sûr de former le personnel à leur utilisation.
• Enfin, favoriser l’impression multiple et l’impression monochrome, voire la qualité « brouillon » plutôt que l’impression couleur quand celle-ci n’est pas indispensable, peut contribuer à une rationalisation des impressions. Il est également possible d’éviter l’impression systématique de la totalité d’un document grâce à une simple prévisualisation de celui-ci avant impression.

Il est en effet possible de récupérer la TVA sur l’achat d’une photocopieuse professionnelle, à deux conditions :

• L’imprimante professionnelle ne doit pas avoir été achetée via un crédit-bail ou suite à une location avec option d’achat.
• Le vendeur du copieur professionnel doit être une entreprise elle-même soumise à la TVA.

Si ces deux conditions sont remplies, et à condition que vous, acheteur, soyez une entreprise soumise à la TVA (et donc susceptible de la récupérer…), vous pourrez demander la récupération de la TVA sur votre photocopieuse professionnelle. 

La rentabilité d’une imprimante laser dépend en effet du volume d’impression. Bien que l’achat d’une imprimante laser représente un investissement de départ plus important, celui-ci sera plus économique à terme, le coût d’impression à la page étant beaucoup plus avantageux que celui d’une imprimante jet d’encre (en raison notamment du prix des cartouches d’encre qu’il faut renouveler fréquemment). On considère généralement que l’achat d’une imprimante laser est rentabilisé à partir d’un volume d’impression supérieur à 10 000 impressions par an. 

Si vous souhaitez maîtriser votre budget impression, quelques conseils et gestes simples peuvent vous aider à réaliser des économies :

• Imprimez des deux côtés ! La plupart des imprimantes multifonction sont dotées d’une fonction recto-verso : celle-ci peut vous permettre de faire jusqu’à 30 % d’économies de papier.
• Paramétrez votre imprimante ! Définir les modes d’impression « brouillon » et « noir & blanc » comme paramètres par défaut, et n’imprimer en couleur et haute définition que lorsque c’est indispensable, peut vous aider à réduire efficacement votre budget impression.
• Dématérialisez ! Mettez en place des services incitant à la dématérialisation des documents (serveur, réseau social d’entreprise, etc.) et incitez vos employés à travailler à partir de formats numériques.
• Si vos imprimantes fonctionnent avec des toners, pensez à utiliser des cartouches remanufacturées Office DEPOT® : une solution à la fois plus écologique et économique que l’achat d’un toner neuf, pour une meilleure maîtrise de votre budget impression.